对于考生谈考生档案及其意义

【摘 要】考生档案，从某个角度说，事关考生的前途命运。本文从理论与实践的层面，对“考生档案的内容及其作用；考生档案建立与管理中存在的问题及其影响；解决考生档案建立与管理中存在问题的对策：进行了切实的论述。
【关 键 词】考生；档案；作用
1005-5843（2013）04-0031-02
考生档案的建立及其材料信息是否齐全、完整，关系到考生的正常录取，关系到考生能否顺利地到所录取学校报到，关系到高校毕业后的就业、提干等。因此，考生所在中学、高考报名地各级招生办公室及其相关人员，考生本人必须高度重视，确保考生档案材料的齐全、完整、真实、有效。笔者结合在招生考试工作实践中亲自接待和处理过的一些考生档案信息不全而给考生入学、就业等造成的影响实例，谈考生档案材料形成及其建立过程易出现的问题及其对策。

一、考生档案的内容及其作用

考生档案是由考生原创论文www.618jyw.com
高考电子档案和高考纸介质档案、中学纸介质档案三部分组成。

1. 考生电子档案，内容主要包括：

（1）考生报名信息，与考生高考档案中的纸质材料——考生报名登记表的内容相对应，主要包括：照片电子版、报名序号、报考科类、姓名、性别、出生年月、民族、《居民》号码和思想政治品德考核结论等；
（2）考生体检信息（含军事、、司法院校体检）；
（3）考生志愿信息，与考生高考档案中的纸质材料——高校志愿表的内容相对应，主要包括：考生的基础信息（照片电子版、姓名等与考生报名信息一致）；
（4）考生成绩信息（考生高考文化课各科成绩和专业考试成绩记录）；
（5）考生参加高考的诚信记录和违规考生的详实情况及处理结果）；
（6）体育类、艺术类考生专业考试成绩、外语口试成绩信息；
（7）高考照顾加分信息；
（8）军事、、司法院校体检复查、政审等信息（体检复查、政审表）。
考生电子档案信息必须与《考生报名登记表》、《考生体格检查表》、《高校招生志愿卡》及考生各科考试成绩等纸介质材料相对应部分的内容一致。

2. 考生高考档案，内容主要包括：

（1）高中阶段材料（含高中毕业会考成绩单）；
（2）考生报名登记表；
（3）考生体格检查表的原始表（含化验单）及打印确认表；
（4）考生填报院校及专业志愿表及其打印确认表；
（5）诚信考试承诺书；
（6）高考照顾加分申请表及其有关照顾加分证书复印件；
（7）外语口试成绩单。

3. 考生中学档案，内容主要包括：

（1）学生登记表；
（2）综合素质评价表；
（3）模块修习统计表；
（4）体质健康考核表；
（5）学业考试成绩卡。
4. 考生档案的作用。考生档案，是记录考生本人中学（初中、高中）阶段德、智、体、美等情况的真实评价；是考生实现升学、参军、就业等愿望，为相关部门提供考核、评审和录用的主要依据。
考生档案是招生办公室和普通高校实行网上传输、审阅考生信息，对考生综合评价和是否录取考生的主要依据；是考生到考入的高校报到时，接受学校入学资格审查的依据；是考生人事档案的最基础材料。
普通高校须在招生录取期间，通过网上下载已录取考生的电子档案信息作为新生档案管理信息资料。

二、考生档案建立与管理中存在的问题及其影响

考生档案信息及其材料缺失或填涂错误，会给考生造成预想不到的终身遗憾。主要包括：
1. 考生档案有关材料的姓名与本人户口、《居民省份证》信息不符。从一些到省招生办公室开据相关证明的情况看，有的是高考报名时考生自己填涂报名卡填涂有误；有的是考生毕业中学填写档案材料有关信息笔误造成的；有的是在中学就读时更改了姓名，没有及时更改户籍和《居民》信息等等。如，1998年中国人民解放军某某汽车管理学院录取工作人员在填写《新生录取通知书》时因笔误，将张某伟误写为张某华，10余年后所在单位提干时发现档案材料有误，并要求该考生到高考报名地省招生部门出具证明，为了伟与华一字之差，张某伟在一个多月时间里奔波在三个省、四个城市之间，不仅影响了正常工作，也给考生造成了一定的经济负担。
2. 填涂的电话信息和接收录取通知书详址信息错误。考生所提供的电话和详址信息90%是考生毕业中学的，由于此期间正处中学放假，很难及时联系到相关教师或及时把录取通知送到考生手中。
要求考生填涂的信息，目的是便于招生部门或招生学校及时与考生沟通，协商有关事宜。如，考生所报专业志愿录取分高出其高考总分，又没有填涂专业调剂志愿，学校本着对考生负责打电话征求考生意见可否调剂录取到相关专业，可考生填涂的电话号码有误或是无人接听，高校在有效的时间内无法与考生沟通只好作退档处理，考生因此而失去一次录取机会。
要求考生提供详细的接收录取通知地址信息，目的是便于邮政部门及时准确地把招生院校录取通知书送达相关考生。2012年高考长春考生王媛丽，所填涂的电话和住址信息错误，所提供的移动电话空号，固定电话无人接听，所提供的住址信息查无此人，特快专递人员只好将录取通知书退回录取高校。
3. 志愿表中的院校或专业代码填涂错误。每年录取期间或录取结束，都会有考生对自己被录取的学校或录取的专业感到不满而。理由是自己高考成绩进某某学校录取线或某某专业录取线，却被录取到不想去的学校或专业。考生到招生接待咨询处查自己填涂的志愿信息，其结果是考生在填报志愿时将学校代码或专业代码填涂错误所致，考生虽然在志愿表上填写的学校名称或专业名称是正确的，可省招生部门高校录取投档是以招生学校代码和专业代码等电子信息进行投档，以考生填涂的院校代码或专业代码作为投档或录取依据。所以，每年都有考生因填涂的院校代码或专业代码错误而失去被理想院校或专业录取的机会。
4. 高考档案相关材料缺失或没装档，记述考生相关信息不全。如，档案中政治面貌一栏填涂考生为共青团员，可无相关共青团组织的批准入团的决定；又如，考生档案记载了考生享受高考照顾加分，可档案中没有装入当年高考照顾加分资格审核表等文本、文件材料。

三、解决考生档案建立与管理中存在问题的对策

对策一：各级教育行政部门和招生办公室必须建立责任制，实行分级管理、分级负责。各县（市、区）招生办公室、有关中学要按有关规定认真做好考生电子档案信息的采集，确保所采集的信息真实、准确。各市（州）招生办公室应对所辖县（市、区）考生相关信息进行复核、校验确认，并负责汇总、整理上报，确保考生电子档案与纸介质表（卡）内容的一致，确保考生相关信息的完整、准确。
建议考生尽量填涂或提供自己本人或家长的移动电话和固定电话信息，以便招生院校或招生部门能在第一时间内与你联系商定相关事宜；提供家里详细地址或考生父母（或能第一时间准确送达自己的亲友）单位详址，以便邮政部门及时准确地把录取通知书送到考生手中。
对策二：应届高中毕业生的纸介质档案由考生所在中学负责收集、汇总、整理建立档案材料；社会考生（往届生）的纸介质档案材料由所在地县（市、区）招生办公室负责收集、汇总、整理建立档案材料。考生被录取后，应由本人持录取通知书到毕业中学或县（市、区）招生办公室提取纸介质档案材料，并建立严格的登记签字制度。
对策三：建立严格的档案管理制度。纸介质档案材料由考生毕业中学或县（市、区）招生办公室负责管理；考生电子档案由县（市、区）招生办公室负责管理。考生电子档案和纸介质档案的建立后，任何人不准擅自更改；各级招生办公室要加强对考生高考档案的管理，不得向考生及学校提供未经省招生办公室核准和没审批录取的考生档案；对属于考生和有关录取过程中需要保密的档案内容，任何单位和个人不得擅自公开。