简析管理工作电子邮件+短信在基层教学单位管理工作中运用

摘要：随着计算机科学的发展和互联网的日益普及，日常生活和工作中的信息量也在日益膨胀，办公自动化系统在工作中的作用越来越受到人们的重视。然而办公自动化系统的使用也带来了一些问题，本文旨在介绍一种利用电子邮件和短信来辅助基层教学单位管理工作的方法，以提高工作效率。
关键字：教学管理；电子邮件；短信

一、基层教学单位管理工作的现状

我国高等院校的内部管理普遍实行管理制，即大学或学院级管理 、学院或系级管理、系或教研室级管理。 随着信息膨胀和工作节奏的日益加快，传统的手工办公方式已经无法满足办公现代化的需要，办公自动化系统作为提高工作效率、规范办公制度、降低办公成本、方便领导决策的重要工具，越来越受到人们的重视。 然而办公自动化系统的使用也带来了一些问题：第一，在办公自动化系统提高工作效率的同时，也带来了信息量过大的问题。教职工在查看通知时，往往需要过滤大量的无关信息，而且还可能漏掉有用的信息。第二，大部分教师往往不自己从办公自动化系统中查看信息，而是等待周会时由领导或教学秘书通知相关内容，这就导致一些通知下达不及时，延误问题处理和应对的时间。第三，出于信息安全的考虑，高校的办公自动化系统一般都只能通过校内局域网访问，这就使得教职工在校外很难了解通知的具体内容。
为了应对以上问题，笔者将介绍一种利用电子邮件和短信来辅助基层教学单位管理工作的方法，以提高工作效率。

二、电子邮件短信提醒功能介绍

目前，国内主流的电子邮件服务商，比如163邮箱、126邮箱和新浪邮箱等，已经开始提供电子邮件短信提醒服务，也就是每当用户的邮箱收到新邮件的时候就会收到邮件服务商发送的提醒短信。短信提醒服务主要有两种模式，在本文中分别称为被动提醒和主动提醒。下面就以126邮箱为例，分别介绍一下这两种短信提醒服务。

1. 被动提醒模式

被动提醒模式是指，当用户收到邮件的同时会收到一个来自电子邮件服务商的提醒短信。开通电子邮件短信提醒功能的步骤如下。首先，登陆邮箱并从顶部的快捷菜单进入设置页面。之后，点击页面左侧的快捷导航栏中的“手机号码邮箱”。如果还没有为邮箱进行手机绑定，那么就按照页面中的提示将手机和邮箱绑定；如果邮箱已经绑定，页面中就会显示“免费短信通知”的选项卡。点中选项卡中的启用项就开启了短息通知功能。需要注意的是，当开通短信通知后，只有当对方发邮件时使用的邮箱格式是“手机号@12

6.com”时，用户才会收到提醒，原邮箱名称作为收件人的邮件是不会收到提醒的。

2. 主动提醒模式

与被动提醒模式相对应，主动提醒模式是指，在用户发送邮件时主动向收件人发送短信，提醒对方有相关邮件等待查看。与使用被动提醒功能一样，如果想使用邮件主动提醒功能需要将邮箱与手机进行绑定。同时，在邮箱的通讯录中必须存有收件人的手机号码。如果想使用短信主动提醒功能，只需要在发送邮件之前展开邮件正文下方的“更多选项”列表，从中选中“免费短信通知”即可。这样，在邮件发送的同时，收件人的手机会收到一封来自邮件服务器的提醒短信。

三、在管理工作中使用电子邮件的短信提醒功能

使用电子邮件的短信提醒功能具有直观性、多样性、实时性、便捷性、低成本及便于档案管理等优势。直观性是指在教学秘书浏览学校通知之后，可以直接将筛选整理后的通知内容编写到邮件中，使教职工在收到邮件时，可以直接了解通知的核心内容，而不必逐行的阅读整个通知，这就大大提高了通知下达的效率。多样性是指邮件内容的多样性，由于学校通知经常会附加各种表格及附件，使用邮件可以直接将这些附加文件作为附件放在邮件中。这样当教职人员收到邮件后就可以直接下载相关文档来开始表格填写等工作，而无需再到学校的办公自动化系统中另行下载。实时性是指通过短信提醒功能，在邮件抵达邮箱的同时，教职人员可以实时的收到通知短信，这就保证了通知的时效性。便捷性是指提醒短信中会包含一个链接地址，在3G网络和智能手机普及的今天，只要在手机上打开这个，就会打开一个邮件内容预览页面，使收件人可以快速的了解通知的内容。低成本是指目前各大邮件服务商提供的邮件短信提醒功能都是免费的，这就减少以往电话通知或短信通知带来的额外开销。同时，由于电子邮箱提供已发送邮件存档功能，可以利用该功能对相关通知的下达情况及通知本身进行管理和留档，极大地遍历了教学秘书的档案管理工作。
四、结语
将电子邮件的短息提醒功能应用在基层教学单位管理工作中，可以充分利用短信的实时性和电子邮件的内容丰富性。使管理工作中的沟通环节更为便捷高效，对提高基层教学单位管理工作的效率有着积极的意义。同时，在通知短信中嵌入预览的做法，正好适应了当今社会信息化的脚步。随着电子邮箱短信功能的不断丰富和完善，其在基层教学单位的管理工作中应该发挥出更大的作用。
参考文献：
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