浅议广西浅析广西艺术学院财务会计档案管理

摘 要：在广西艺术学院从事财务会计档案管理工作多年，经过对当前学院会计档案管理的剖析，阐述当前学院会计档案管理的现状，提出在学院会计档案管理工作过程中发现的若干问题，并通过研究提出可行的解决方案。
关键词：会计电算化；会计档案；艺术高校；解决方案
随着我国高等教育发展的不断推进和改革，尤其是在党的十七大胜利召开以后，社会主义文化事业发展出现空前的大跨步、大繁荣的景象，艺术院校迎来了前所未有的发展机遇。广西艺术学院是全国6所省（区）属综合性艺术院校之一，广西唯一一所国家独立设置的具有硕士授予权的艺术高校。2012年，广西艺术学院成为与广西壮族自治区人民政府共建单位，这对广西艺术学院发展来说，有着长足深远的影响，也意味着学院财务处要面临一项新的挑战和任务。会计档案管理不仅是财务管理工作中一项不可忽视的重要工作，更是整个单位档案管理中不可或缺的部分。所以，加强会计档案管理工作是促进广西艺术学院蓬勃而全面发展强有力的推手。

一、当前学院财务会计档案管理现状及存在的问题

1.电算化实行不够全面

广西艺术学院财务处在2001年引入用友公司的U8财务管理软件，并实行了电算化财务管理。到目前为止，财务处实行电算化管理已走过了十多个年头，财务工作在电算系统的帮助下，日常财务管理工作有序高效地进行着。会计人员使用U8系统制作记账凭证，系统通过识别获取会计人员输入的记账凭证信息，自动平衡借贷，将发生的经济数据登记到电子账簿中。会计人员还可以使用U8系统中快速查询到需要的记账凭证的内容、资金发生流、账簿等。凭证的保存和管理还是沿用原来传统的手工方法进行，没有采用信息化技术进行管理。传统手工档案管理有以下缺点：（1）占用极大的存储空间。（2）管理费时费力。（3）检索查询不方便。（4）二次利用不方便、利用率低。（5）档案损坏、丢失现象时有发生。（6）不能形成信息网络。

2.会计档案管理制度不完善，管理手段落后

至今，我院财务部门还没有形成一个比较完善的使用电算化技术来管理财务会计档案的规范制度，这是由于我院电算化财务业务起步较晚，既没有把电算化财务档案管理纳入财务人员岗位责任制中，又没有配备专人管理，导致电算化财务会计档案管理的归档工作处于传统手工管理科的状态。电算化会计档案不光存储于纸质档案上，还高度集中在电脑磁盘、光盘等磁性介质上。这些存储介质，是需要有专业人员对其日常维护和管理的。但财务管理人员大多都是会计专业，而电算化会计又是计算机领域和财务会计领域的交叉学科，同时具备两种学科知识的并从事高校财务工作的从业人员并不多，所以，学院的财务档案管理方法和手段上没有得到真正的完善。这易造成档案形成的过程冗长，或是在某个环节积压沉淀，归档不及时，并最终造成档案的散乱、遗失。已经存入本部门档案室的档案，没有进行严格控制，档案借阅管理混乱，这也容易造成档案遗失或者残缺。

3.人员配备不足，相关专业素质不高

自我国恢复高考以来，每年的高考人数呈缓慢上升状态，在2009年报考人数突破600万人大关。全国艺术类专业院校相对其他文理工科院校明显不足，虽然已有很多非艺术院校开设了艺术专业，但还是无法消化如此多报考艺术的学生。为了容纳和培养出更多优秀的艺术学生，提供给学生一个更好的学习生活环境，我院在2009年提出建设相思湖新校区的宏伟蓝图。建设一个新校区，伴随着大量的基建项目，众所周知，建设是需要花费大量的人力、物力和财力的，由此我院财务处就承担着越来越多的财务工作。任何地方的建设，都伴随着资金流动，我院也不例外。大量的资金流动，使得我院财务日常工作迅速增加，财务会计档案也随之成倍增加。财务工作的成倍增加，让已配备的人员应接不暇。数年前学院规模较小，每年招生不足2000名考生，所有学生加起来也没有达到万人大学的摘自：毕业论文答辩流程www.618jyw.com
标准。现在我院招生人数已突破3000人大关，全校学生包括研究生已超过万人。如今已经配备的财务人员是学院数年前核定的标准，已经无法适我院如此快脚步的发展。没有按要求配备专职并且专业的会计档案管理人员，造成财务档案管理未能及时按要求分类归档并制成电子化材料。

二、针对学院会计档案管理现状提出改革方案

我院作为广西唯一一所艺术专业院校，需不断加强自身的管理，完善管理体系，提高服务质量和培养学生的水平。作为艺术类院校，自然有与其他文理工科院校有很多不同的地方。艺术院校的教师和学生感性程度要超过非艺术院校，所以，因地制宜地制订针对性的解决方案，有事半功倍的效用。

1.加强领导对会计档案管理的重视程度

所谓万事起头难，财务负责人是我们财务团队的领头羊，领导的重视是保障工作持续、有效开展的关键。领导重视后，整个财务团队才会上下一心，才可以真正的努力去寻找和制订解决方案，并论证方案的可行性，最后是很好的执行方案。

2.通过学习考察，制订自身的会计档案管理制度

制订一个好的管理制度不是靠我们凭空想象，也不是靠某几个人依靠工作经验而制订出来的。它是经过一个漫长的过程，即提出、试行、修改、再试行，再修改，一直到改无可改，这样得出的制订才是完美的。但是，时至今日的我们并不需要如此麻烦，因为我们不是第一个提出建立财务会计档案管理制度的学校。我们要做的是，首先应该去兄弟院校考察，借鉴兄弟院校先进的财务档案管理经验。选定几所区内的大型院校，如，广西大学、广西财经学院，对其财务机构进行考察。其次，依据考察得来的先进经验，对比自身财务运作情况，建立会计档案管理制度。最后，在执行中不断修改，以适应我院财务档案管理的发展。

3.实行全面电算化会计档案管理

随着人类社会的不断进步，信息技术的充分运用，人们的生活已经慢慢地从有纸向无纸化前进。电算化的财务管理不仅是要实现传统会计的功能，更是要利用计算机海量的存储功能来存储大量的会计档案。购买会计档案管理软件以及相关的配套硬件，设置电算化档案管理岗位，专职负责电算化档案管理，负责系统内各类资料的存档、安全保管和保密工作。通过细化和制订与会计电算化档案管理相关的规章制度，如《电算化会计档案管理办法》《电算化会计档案操作管理制度》《电算化会计档案管理岗位责任制度》等，为有效管理会计电算化档案提供保障。

4.提高会计人员的素质，重点培养电子信息与会计复合型人才

高校作为国家的事业单位，机构编制问题成为高校前进的软肋。高校要招人，就要有编制，而编制是固定的，空的编制只能等现在在职的人员退休，所以，高校人员更新交替较企业来说是十分缓慢的。财务工作是长久而专业的日常工作，在高校从事财务的会计人员，一般一干就是一辈子，所以也存在知识结构老化和接受能力下降的问题。当今社会，电子信息技术发展如此之快，如果会计人员不提高自身的素质，就会使得财务机构效率低下，就会延缓高校发展的脚步。在不能快速注入新鲜血液的时候，财务部门只能通过提高现有会计人员的素质，来提高整个财务机构的素质。通过开展电算化继续教育，提高整个财务机构电算化的能力，重点是培养年轻人，因为年轻人对新事物充满好奇，并且学习能力很强，可以很快地掌握新的技术和接受新的理念。在这个时代，培养电子信息和会计的复合型人才是财务机构稳步前进有力的保障。
参考文献：
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（作者单位 广西艺术学院）