探究浅析浅析高校档案信息化建设目前状况及运用对策

更新时间:2024-02-12 点赞:25369 浏览:110920 作者:用户投稿原创标记本站原创

摘要:21世纪是信息化时代。作为信息高度集中的高校档案应加快档案信息化建设以适应社会和高等教育的发展,积极开展档案数据库建设和网络管理。高校档案不仅是教学工作中重要的参考依据和经验的结晶,也是学生在进入社会后工作、生活、学习的第一手资料,所以档案管理工作是高校教育事业的一项重要的组成部分。建立高校档案信息服务体系,强化档案信息化意识,加快档案信息化建设是当今高校档案管理的必然要求。本文就通过对新时期高校档案的管理建设工作存在的现状进行分析和研究,针对如何积极探索高校档案信息化管理的方式,促进高校档案管理信息化程度进行分析和阐述。
关键词:档案管理;信息化;网络化;信息服务体系
1674-9324(2013)47-0140-02
档案信息化建设势在必行。高校档案工作与高等教育同步发展,而档案管理工作就是其中不可缺少的因素之一。高校档案是高等学校在教学、科研、学生管理、后勤管理、资产管理及其他各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录。高校档案工作面临着新的挑战。学校档案对于学校推动教育教学改革、深化教育科研、创新人才培养模式、提高教育教学质量、提高管理效能、维护学校权益等起着不可替代的作用。做好高校档案工作,可以更好地为高校教学、科研及师生和社会服务。衡量一所学校管理水平高低的因素有多种,档案信息化即使其中之一。随着经济社会和高等教育的快速发展,高校档案工作同时也迎来了新的发展机遇。

一、高校档案信息化建设的现状思考

1.高校档案信息化建设的思想意识。一些高校领导在新形式下对档案信息化建设的重要性缺乏应有的认识和足够的理解,致使高校档案网络化程度不高,信息化建设虽有了一定的基础,但机构设置、人员编制没有到位。随着高校档案事业的发展,有些领导和师生员工的档案意识得到加强,特别在高校经费普遍不足的情况下,高校档案工作已步入规范化轨道,档案在高校教学、科研中的重要作用逐步显现。但是没有有些学校却没有给予档案部门必要的资金、物质和人才的支持,严重降低其在社会需求中的作用,没有形成相应的信息化队伍,直接制约着档案信息化建设进程,没有将档案信息化建设列入议事日程。
2.高校档案信息化建设的技术。有些高校联网归档检索查阅等还不太成熟,没能形成一个有机的整体,信息化体系初见规模,有的还上了因特网,但在查阅过程中出现文件丢失等现象。有的高校关于档案的收集、存储、传输、发布、检索和利用等大多数档案工作还处于原始的手工操作与单机归档阶段,造成文件流转过程不规范,办公效率低,文件和文字信息不能做到交流和共享,文件与档案管理相对孤立。

二、高校档案信息化建设的主要应用策略

1.强化档案信息化思想意识。档案管理者应转变思想观念,充分发掘其潜在的内容与意义,推动高校档案信息化建设,档案信息化建设需要用现代化信息技术的观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式进行重新整合和定位,绝不容忽视,可以确立主管领导负责制。要把现阶段档案信息化建设放到一个战略的高度来看待,认真看待档案现代化的进程。高度重视,认识到档案信息化建设的重要性,保障档案工作与校园数字化工作的同步发展,努力提高工作水平、工作效率和服务质量。树立现代化档案管理的意识,大幅度提高档案馆业务建设经费、专项经费,各级档案工作者也要转变传统思维,确保档案工作的建设需求,对档案工作从人力、物力、财力上给予大力支持,尤其加大对档案信息化建设工作的投入力度。
2.建设高质量的档案信息数据库。在数字化转换过程中,进行数字化转换,并做到齐全完整、真实有效。形成规范化、系列化的文字、声像等档案数据存入数据库,还要同时做好自身馆藏档案机读目录建设。档案信息资源建设是信息化建设的基础和核心,要对原有馆藏传统载体档案通过扫描、加工和处理。完善电子档案管理规章制度。主要任务是按照《纸质档案数字化技术规范》,强化档案管理的标准化,将每年产生的归档文件目录以机读目录的方式存档,对正在形成的电子文件进行及时归档。
3.实现高校档案管理现代网络化。建设数字化档案馆。建立全校性标准化的档案信息数据库。作为高校信息资源服务中心的档案管理部门,应该充分利用校园网,利用数据库技术,从而形成档案信息化服务的良性循环,整合信息资源。首先,做好档案信息的收集、整理、管理、统计和利用服务工作,促进档案信息化服务的良性循环,使档案管理部门的管理者通过网络可以共享收集到的档案资料,通过手工著录、扫描、数码处理等方式有重点、有选择地对纸质档案、声像档案、实物档案等馆藏各类档案数字化,实现档案管理、利用网络化,扩大数字信息资源总量,有效发挥校园网和办公自动化的互通优势,高校档案部门要加强档案信息资源建设。
4.加强档案工作人员队伍专业素质建设。在人才储备方面。积极引进档案管理专业人才和计算机专业人才,使之建立一支业务水平较高的专业队伍。专业人才与技术人才要结合起来,高校方面要主动地引进人才。档案工作者是档案管理的主体,提高队伍的整体水平,加强业务知识、科学技术知识以及管理操作技能的训练,是为了适应档案信息化建设的需要。各级领导应充分认识到档案人才的重要性,共同致力于高校档案事业的发展,要对本学校不同类型的管理人才进行专门的业务培训,并且应对于档案人才今后的发展给予较高的重视,如在职培训源于:毕业设计论文网www.618jyw.com
、在职进修、攻读学位、脱产进修、学术研讨或观摩考察等,使他们的知识结构及业务水平不断地得到提升。此外,是否具备极强的业务素质和相关能力是搞好档案管理工作的关键,高校档案工作者应开展不同方式的继续教育学习,加强档案部门的人才储备。
切实做好相关工作,对全国高校档案今后的发展起积极的推动作用。未来的数字档案信息将会形成一个巨大的信息空间,应把高校档案信息化建设与发展纳入高校信息化建设的重要组成部分,适应经济社会发展的需要。高校档案信息化建设是全国高校档案建设共同的工作,对高校的各项工作产生积极的影响。数字档案馆的建设是高校档案部门的未来发展趋势,高校档案信息化将会成为各高校师生查阅信息最全、最新、最方便的场所,伴随着网络与通信技术的不断发展,档案信息在网络上被传输、检索和利用,争取把档案信息化建设与国家和地区档案信息化同步。
参考文献:
李宏.计算机技术在档案管理中的应用[J].呼伦贝尔学院学报,2006,(01).
俞志华,王军宁.数字化时代高校档案管理信息化建设[J].合肥工业大学学报(社会科学版),2007,(02).
[3]李冠英.高校学生档案管理的改革[J].兰台世界,2006,(05).
[4]周毅.全面准确地认识档案信息化建设[J].档案学通讯,2002,(04).
[5]陈慧.高校学生档案网络化管理模式初探[J].科技信息(学术版),2006,(05).
[6]张萍,李咏梅.高校实验室档案管理[J].南阳师范学院学报,2003,(10).
[7]陆小宇,陈冰.高校档案与信息服务[J].四川档案,2004,(01).
[8]范晓鹏.关于我国数字化图书馆建设的探讨[J].图书情报工作,2001,(03).
[9]查荣.对电子档案与纸质档案长期并存的思考[J].杨凌职业技术学院学报,2004,(04).
[10]肖琳.关于加强高校院系档案工作的若干思考[J].保险职业学院学报,2006,(02).
[11]夏淑芳.高校系部档案管理初探[J].镇江高专学报,2004,(01).
相关文章
推荐阅读

 发表评论

共有3000条评论 快来参与吧~