研讨信息化建设高校档案信息化建设目前状况与深思中专

摘 要：高校档案是学校发展的真实记录，是重要的教学、科研、管理资源。为合理、高效地利用学校档案为师生服务，更好地为学院发展服务，档案管理就必须适应现代社会信息技术发展的节奏，加强信息化建设。
关键词：高校；档案管理；信息化

一、实现档案信息化管理是时展的必然要求

档案作为人类社会的实践活动专门记录，在人类历史文明的传承中发挥了重要作用。高校档案管理体制不是从来就有的，也不是一成不变的。从新中国成立初期至20世纪50年代末，我国高校档案管理工作一直处于分散管理的状态，从分散到分管，从分管到集中，经历了20世纪50年代中期在高校成立文书档案室和科技档案室、20世纪80年代中期文书档案室和科技档案室合并建立综合档案室和档案馆、21世纪初大档案管理体制的初步建立等管理体制三次飞跃，集中统一的档案管理体制逐步形成。在体制的不断变革中，档案的管理始终与当时环境的变化尤其是技术革命密切相关。就高校来讲，档案管理也在紧跟时展的步伐，尤其是进入21世纪后，信息成为继劳动力、资本之后越来越重要的生产要素，电子计算机技术不断普及应用，网络化时代已经来临，在这样的情况下，人们更加迫切地需要快捷、高速的档案利用，对于档案管理的信息化要求不断增强。信息化时代的来临对档案管理水平进行了一次质的提升，随着高校档案管理从物质化管理逐步向信息化管理过渡，高校档案信息化管理势在必行。

二、目前高校档案信息化管理存在的问题

高校档案信息化建设目前已经得到了很多高校的重视并开始进行了一定程度的建设，但仍然存在以下几个方面的问题。
1.信息化建设意识不够。高校档案管理信息化建设是我国高校进行“数字化校园”建设的一个重要组成部分。但是部分高校对新形势下档案信息化建设的重要性、必要性、紧迫性的重视度不高，主要表现在：没有针对档案信息化建设的研究会议，没有将档案信息化建设列入学校党委行政的议事日程，没有形成权威的统一的制度文件；没有信息化建设的专项经费和专门的组织结构；人员编制在信息化人才引进上没有到位等情况。而其中最核心的是学校领导对档案信息化管理没有足够的重视，档案信息化建设在学校发展中尚处于非重要的地位。同时，也与档案管理人员思想守旧、安于现状而没有开发性建设有关。他们对档案管理的认识欠缺，管理意识淡薄，直接影响到高校档案管理信息化的步伐。
2.资金、技术、设备保障不到位。信息化建设不是空穴来风，也不是纸上谈兵，需要大量的技术设备的投入，硬件设备和专业软件是档案管理信息化建设的前提与基础，没有现代化的设备和技术，也就根本无法实现档案管理的信息化。硬件设备主要是计算机、扫描仪交换机、网络设备，软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。这些技术和设备需要一定的资金支持。目前，虽然一些高校已经初步完成了校园信息化建设工程如局域网等，但是对档案的管理信息化普及率不高，或者说没有很好地利用网络等开展档案管理工作。很多情况是，由于资金没有到位，导致硬件设备和配套的软件配备不够或者欠缺，直接影响档案的信息化工作。
3.档案信息化利用程度不高。档案信息化管理的最终目标就是实现高校馆藏信息资源数字化，把高校档案管理的工作重点从进行档案实体保管和利用转向档案信息的数字化存储和向全校及社会提供优质高效的服务，以达到高校档案管理工作规范化、数字化、网络化和社会化的最终目的。把馆藏的纸质档案变为数字化的档案是当前所有高校档案信息化建设的一项基础工作。但是，这项工作的开展并不容易。一是高校没有相应的设备，二是没有专业的人才。这就造成一种情况，很多时候高校经济条件有所改善，领导也十分重视信息化建设工作，通过多渠道融资，购买设备、软件，但是开发起来不到位，很多时候只是简单的摆设或者是应付上级的检查考核等。
4.档案信息化建设缺乏专业人才。目前，高校档案管理普遍存在着档案管理和信息化人才缺乏的情况。很多档案管理人员要么是转行做档案管理工作，要么是做档案管理工作，导致高校档案管理人员普遍缺乏系统的档案和信息技术专业理论知识、基本技能。档案管理人员队伍中专业人才不足，已经成为档案管理信息化的主要制约因素。

三、加强档案管理信息化建设的几点思路

为了进一步提升高校档案管理水平，更好地交流学习，笔者结合自身20余年的高校档案管理的实践，谈一些粗浅的建议和思路。
1.加强行业管理和目标考核，从顶层要求促进信息化建设。信息化建设是一个不断深入的过程，也是一个需要高校不断适应的过程，在当今高校发展事务繁忙、大事要事不断的情况下，要引起领导关注并支持档案室信息化建设，有时候是不现实的。档案管理是一个系统性工程，从高校的档案员到顶层的政府管理部门是一个有序的整体，以高校档案管理来讲，就同时归于省档案局和省教育厅双重管理。这就要在上级任务部署和目标管理上，进一步对高校档案管理工作提出明确要求。通过上级要求，敦促高校完成相应的工作任务，充实信息化技术设备和人才引进。因而，笔者认为，要做好高校档案管理，就要制定合情合理的适合学校实际的目标管理体制。
2.强化对高校档案管理信息化重要性的认识，认真落实好档案管理制度。要真正按照高校档案管理校长负责制的要求，把档案管理工作放在学校发展和管理的重要位置上来，要通过学习上级精神、档案管理法规制度等真正重视档案管理工作。作为学校的领导，尤其是分管领导，要对档案管理信息化建设有着清晰的认识，要目光长远，理清思路，并采取积极的政策措施强化档案管理意识。领导要带头学习有关档案管理的法律法规，学习上级档案管理部门对档案管理信息化的文件要求，组织全体档案管理人员开展档案管理信息化大讨论，结合工作实际，进行专题研究，理清发展思路，不断提高档案管理人员对档案管理信息化工作重要性的认识，创新管理观念。引导档案管理人员采取积极主动的态度去管理好档案，主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，发挥好档案的价值和作用，切实把信息化建设作为一项工作去落实。在设备配备上，要从实际出发，在充分利用现有设备的基础上，适当购置适合的先进设备。档案检索的自动化和传递的网络化，需要计算机、扫描仪、刻录机、数码相机、移动硬盘、通信线路等硬件设备，真正体现出学校对档案管理的重视和支持。
3.加强在职档案管理人员的业务培训，配齐人才。高校档案管理人员的知识水平、业务能力和政治素质决定着档案管理信息化的水平。现实表明，高校档案管理缺乏专业人才也是一个重要的制约因素。在当前高校档案管理人才机制配备不合理或者高校条件不足的环境下，除积极主动地向上级部门要人才、要编制，引进专门的档案管理人才和信息化人才之外，各个高校要采取积极主动的人才调配政策，真正选拔那些懂技术、会管理、责任心强的干部充实到档案管理队伍中来，通过人才调配实现良性运行。对于现有的人才，加强培训是搞好信息化工作的基础和必要程序。要采取走出去政策，及时安排管理人员到外校学习先进管理经验，同时也要鼓励现有人员不断提升专业水平和文化程度，提升团队管理水平、技术水平和服务水平。
4.充分利用现有技术手段，努力工作，争取主动。档案管理不能等、靠、要，不能单纯依靠上级领导的重视来促进工作，必须切实发挥档案管理人员的主观能动性，在服务理念、服务技术、服务水平上有所作为，靠实力赢取学校领导对档案管理工作的支持。因此，作为档案室管理人员要积极主动地开展工作，在完成传统的档案管理归类、档案借阅、档案查询等服务之外，要加强学习，对信息化的设备进行认真考察、学习，学会后能够熟练地应用，要结合学校档案实际情况，能够快速准确地提供服务，以高质量的服务赢得支持，做到有为而后有位。
参考文献：
梅琼，熊珊珊.高校档案管理信息化建设的几点思考[J].中国西部科技，2011，（2）.
谭燕萍.我国高校档案管理体制改革历程与发展趋势[J].兰台世界，2012，（8）.
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