试析对策农村学校档案信息化管理不足与策略赵国中专

目前大多数农村学校的档案管理工作发展落后，信息化程度不高，仍然采用的是有着巨大滞后性的传统的档案管理方式，严重地影响和制约着有用信息的利用率。在日新月异的信息化时代，学校档案管理也要与时俱进，保持档案管理的先进性。

一、目前学校档案管理的现状

(一)存在的问题

学校档案的管理是以信息化为依托，以分享资源为目标，以提高教学服务质量为要求的档案管理。作为保有教育教学活动第一手资料的学校档案，自然就是学校教学当中的重中之重，但是它的功能往往是被忽视的。目前大多数学校仍然是用传统的方式来管理自己的档案，仅仅是储存保管，并没有将它们的信息服务功能开发出来。其中最为重要的一点就是档案的信息化程度偏低。特别是在教学档案的信息化管理当中，经常出现收存的档案不能够积极地被开发和利用而被束之高阁，致使其失去档案自身的价值。

(二)面临的机遇和挑战

随着近年来经济技术的发展，档案的生成方式发生了很大的变化。更多的档案是在电子计算机中生成并储存的。在学校档案的管理中，如何使得机读形式的档案更具有系统性、价值性、让广大师生获得更为完善的服务，是目前学校档案信息化趋势当中我们面临的机遇和挑战之一。其次是档案在信息化过程当中必然面临安全化问题，美国斯诺登“棱镜”事件已经给我们敲响了警钟。在开发当中必须将各种类别的系统和资料加以整合，这样来说就必须利用新的思路去进行开发和创新。但是在网络当中存在的缺陷有很多，加上没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能就面临着巨大挑战。

二、学校档案管理信息化系统的建立

(一)档案信息化管理的基本原则

1、规范性原则

制定和实施档案工作标准和规范，是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，重复建设等现象发生。

2、安全性原则

随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。

3、服务性原则

档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须遵守服务性原则，讲究信息化工作的作用。要根据自身的能力、馆藏基础，分析用户需求，考虑馆藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把利用率较高的重要档案进行数字化和信息化处理。

(二)建立档案管理信息化系统的基本要求

要实现学校档案信息化管理，总的来说就是在实现档案信息的数字化和网络化的基础之上，实现档案信息的接收、传递、存储和提供的一体化和快捷化程度，从而将有用的信息高效的分享出来，方便广大师生对于各种资源的利用。

1、抓好档案管理的技术流程

首先建立有效的件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用各种学校电子档案；其次是改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案管理的需要；然后是依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；最后应当注意的是在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。
（1）关注通知平台，从源头抓起
学校的文印部门和档案管理部门通常都隶属于办公室，保持部门内部的协调，形成习惯，让打字员接收的所有材料的电子版，全部发送一份给档案管理员。档案管理员及时根据分类原则，逐一标注、分类存档，保证资料的完整性。
留意校长签署纸质文件、通知的派发单位，既要知道种子播撒的去向，又要关心种子的收成，对有可能形成文字材料上报的事情要过问事情经办的结果，收集第一手相关电子材料。
（2）建立联系，保持沟通
定时联系，与相关部门保持密切联系。生活中一定要做个有心人，知道哪个部门、什么时间能有哪些教科研活动，随时收集与该活动有关的第一手资料，也能确保资料的完整、系统性。
定向联系，与各部门负责文秘处理的人员保持密切联系，将形成的有价值的材料及时汇总存档。

2、档案信息化管理建设的水准

在学校档案的信息化管理中，最不能忽视学校传统精华和改革的发展性。首先充分运用计算机电子技术，加快档案目录数据库建设，提高档案利用服务质量；同时要对于传统的电子档案进行多媒体化改革，对各种类型档案进行数字化管理，积极建设相关的全文数字库和多媒体数据库，尽快实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。对于归档的档案要在经过鉴定分析和更新之后进入数据库，确保档案信息处理电子化、信息存储数字化、信息采集实时化、信息服务利用网络化。

三、重视档案管理人员队伍建设

档案管理人员在学校档案信息化改革当中具有举足轻重的地位。他们的创新精神、管理理念影响着学校档案管理的效率和特点。现阶段很多学校缺少专职的档案管理人员，管理水平相对较低。我们应当充分重视学校档案管理人员队伍建设工作，积极引进新的技术和理念，培养高素质的档案管理工作者。

(一)选拔档案管理人员的基本条件

档案管理工作者首先应当具备一定的语言文字能力以及科学文化素养。学校档案管理不同于企业档案的管理。其档案资料具有多样性特点，只有在对于各种知识有所了解的前提下，根据自身的语言能力，才能简明扼要地对各种档案进行分析和归类，才能首先在入库的过程当中做到“去其糟粕、取其精华”的效果。同时，工作人员的管理能力和分析能力也是要进行培养的。档案管理的目标是提高各种信息资源的利用率，所以在面临较为庞大的信息档案资料的时候，档案人员必须具备档案的分析、检索和筛选的能力才能确保档案信息化建设的顺利实施。
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二）与时俱进，抓好培训
在进行培训和学习的时候，一定要提高培训的标准化程度。以自己学校档案管理信息化的目标和原则为要求，严格制定培训标准，以便于在之后的工作中进行标准化操作。培训的内容要与时俱进，让他们始终走在时代的前列。
档案信息化管理工作是一项长期而艰巨的任务，它反映着一个学校的整体教育教学管理水平。与时俱进，做好档案的信息化管理工作，将有助于学校师生对档案资源的充分高效利用，有助于学校教学质量的提高，发挥着巨大的促进作用。