工作,高校二级学院办公室管理效能:影响因素与对策

摘要：高校二级学院办公室“一室多能”，在学院乃至整个高校运行过程中起到枢纽和桥梁的关键作用。文章作者根据多年办公室工作经验，以办公室的工作职能与特点出发，浅析了影响二级学院办公室管理工作效能的因素，并探讨性地提出了对策。
关键词：高等院校；二级学院办公室；管理效能；影响因素；对策
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1674-9324（2012）06-0095-02
高校二级学院承担着教学、科研、学生管理、教辅工作、行政管理等各项任务，“两级管理、以院为主”的学院制管理方式被高校普遍采纳。学院办公室作为学院工作顺畅有序运转小学数学教学论文的关键环节，其职能与承载的任务大大增加，在高校整个结构体制中也越来越突显其重要量。因此，把握影响办公室工作效力的因素，抓住提升办公室工作效力的关键点，对提升管理运转小学数学教学论文水平，提高工作效能，发挥二级学院办公室的作用起着至关重要的作用。

一、把握影响办公室工作效力的因素

1.日常工作繁琐，职能惯性错位。办公室是学院正常运行的基础，具有参谋、助手、协调、督办以及服务等多种职能，是学院正常运行的基础。但办公室人员紧缺，一人多岗，既要参与领导班子对重大理由的讨论决策，又要组织管理日常事务，还要搞好协调与服务，工作内容点多、面广，日常往往因停留在繁杂的事务中，而忽略了其它职能，出现日常事务性工作职能与发挥参谋助手、协调督办等职能惯性错位。
2.管理职能弱化，无法参与核心工作。办公室工作“细、繁、杂、忙”，随着教学、科研工作地位的不断强化，行政管理作为辅助性工作逐渐被弱化降低。办公室往往沦为办事机构，处于以属地位，工作人员以被动服务为主，无法参与到教学、科研等核心工作中。
3.规章制度不完善，执行不到位。办公室管理普遍有着制度不完善，缺乏一套完整的制度系统，或者制度系统没有及时修订，不能适应学院进展的需要等理由。在工作任务不明确，管理产生混乱、无序的情况下，往往有章难循。加之多方因素影响，制度的执行往往难以落到实处，甚至是根本无法执行，制度不过一张白纸、几行文字，其效力全靠人为赋予。
4.论述探讨不够，个人进展缓慢。办公室综合要求高，事务性工作多，长期处于应对状态而没有时间和精力进行专业技术论述探讨，外出进修、学习的机会少，职称评聘难，无论文、无课题，工资待遇上不去，管理缺乏行之有效的激励机制，导致办公室工作人员逐渐对待工作形成消极情绪，有着着干多干少一个样，不求有功但求无过的错误想法，其积极性、主动性难以得到充分调动。

二、抓住提升办公室工作效力的关键点

1.积极争取，确立权威地位。积极争取学院的高度重视与支持，以“软”、“硬”两方面确立办公室工作的权威地位，为提升办公室管理效能提供组织保证。“硬”是指通过“文件”、“会议”、“通知”及“督办”的有形的介质去实施权威性和影响，“软”是指通过能力、办事效率、氛围等无形介质去实施权威性和影响。
2.科学管理，转变工作职能。由事务工作向政务工作转变，抓全局、谋大事，对关键性理由增强敏感性和预见力，紧跟领导的思维节奏及决策进程，未雨绸缪、提前深思小学英语教学论文，积极谋划，既要是处理日常事务工作的能手，又要是善于出点子的高参，充分发挥参谋、助手的作用，由被动服务向主动参与转变。化被动为主动，在被动工作中加强主动服务。这一点主要体现在：第一，增强办公室工作管理的科学性、计划性和预见性。对日常周期性工作，事先做好计划安排，把工作做在前面；对突发性任务，要探讨、深思小学英语教学论文在前，尽量做到有预见和准备，减少盲目性，避开措手不及；第二，增强工作的实效性和能动性，对各项工作，主动督办、主动反馈、主动落实，妥善处理各种工作联系和公共联系，上传下达，确保党政各项工作高效有序地开展。
3.分工明确，制度规范管理。明确工作内容，确定岗位职责，制定工作计划，以严谨、流程化的工作行为为保证，规范办公室人员的工作程序，明确操作流程和规范要求，加强分工与合作，做到忙而有序、有条不紊。准确定位，保证制度的合理性、可行性和可操作性，形成激励机制和执行力有效结合的制度化、规范化的办公室管理系统，形成公平竞争的良性循环。
4.简洁高效，强化信息化管理。当前是讲究时效的时代，时间精度越来越高，工作效率也越来越好，因此，应转变传统观念，运用不同的工作策略教学论文与手段进行浅析应对。利用校园网络，大力推进信息平台建设，强化信息化管理，既提高了信息传输的速度与工作效率，减少事务性工作环节，又节约经济、时间与人工等成本，真正体现办公室工作的方便、快捷、高效。
5.革新服务，推进工作求新求变。照章办事、奉命撰文、埋头闷干已经不能适应当前的进展形势。革新思维、开阔视野，革新策略教学论文、注重细节，革新服务、高效运行；建立信息灵敏、反映快捷、优质高效的办公机制；顾全局、谋大事、当高参，提供高质量的服务；全方位、多角度地审视深思小学英语教学论文新理由，拓展思路，转变初中数学教学论文单纯奉命行事的策略教学论文，做到务实、踏实、落实，增强工作的主动性和时效性，实现工作上的突破。
6.提升综合素质，推动初中语文教学论文管理队伍专业化。强化责任意识、增强学习意识，以工作中学习、在学习中工作、工作推动初中语文教学论文学习、学习提高工作，努力超越事务性工作，以反复中探寻规律，以繁琐中总结经验，以全面提高调查探讨能力、综合协调能力、团结协作能力、突发事件应变能力以及高效运行能力，推动初中语文教学论文管理队伍专业化。
7.营造和谐团队氛围，塑造积极向上的组织文化。只有和谐才能进展，只有和谐才能进步，只有和谐才能实现终极突破；营造“快乐工作”氛围，建立融洽、积极向上的工作环境，建设充满活力朝气、健康向上、高素质的、团结的队伍！不断增强绩效考核激励性，增强教职员工进展内动力、事业成就感和归宿感，是加强二级学院办公室战斗力和凝聚力的重要保障。
科学进展、和谐进展是高校二级学院谋存活求进展的必由之路，也是打造品牌、凝练特点的必由之路。办公室作为中枢部门，对学院的管理、运转小学数学教学论文起着至关重要的作用，因此，提高办公室管理工作效能，是推动初中语文教学论文学院科学化、规范化、信息化，高效化进展的关键。
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[4]田超.新时期加强高校办公室工作执行力的深思小学英语教学论文[J].渭南师范学院学报，2011，2，26（2）：95-96.
作者介绍：曹红珍（1981-），女，江西九江，助理探讨员（工程师），硕士，广州中医药大学信息技术学院党政办公室主任，主要探讨方向：信息管理；郑奇茹（1980-），女，广东汕头，助理探讨员，硕士，广州中医药大学校长办公室主任科员，主要探讨方向：档案管理。